局机关各科室：
为了规范档案管理，建立完善的档案体系，提高档案管理水平，保证档案资料齐全，完整，准确及时归档，现就加强档案管理各种规章制度现印发给你们，请认真贯彻执行。
档案归档制度
一、归档范围
1、凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料、报表、图纸、簿册、会议记录、录音、录像、照片、磁盘、光盘、实物等各种门类和载体的档案均属归档范围（详见《文件材料的归档范围》）
二、归档时间
1、文书档案随办随归，装夹、装盒保管。
2、会计档案由区财政局按照规定归档。
3、业务档案随办随归，装夹、装盒保管。
4、声像档案随办随归，装册保管。
5、设备档案在设备开箱后即应将有关资料归档。
6、实物档案在利用过程结束后归档。
7、电子档案每年1月归档。
三、归档要求
1、归档文件要有系统性和完整性，不能少件缺号。
2、归档文件由文书和业务部门整理，达到装袋、装盒、装册保管的要求，并打印《档案移交清册》。
3、归档文件要写清责任者、题名、时间等内容。
档案保管制度
1、本单位在工作活动中形成的各种档案材料要集中统一保管，设专人保管，防止散失、丢失或损毁。
2、接收的档案材料要符合档案保管的要求，要注意文件纸张、书写、印刷、复制质量，禁止使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸书写和签发文件。
3、档案的档案要登记造册，分类保管。要按照“从左至右、从上到下”的顺序有序排列。
4、档案柜要整洁并做到“八防”，即防盗、防火、防光（防辐射）、防有害生物（防鼠、防虫蛀）防潮、防尘、防干（防高温）、防污染（防水浸、气熏及化学污染）。
5、保管档案房间严禁吸烟及使用明火、电炉子等危险电器。严禁存放易燃、易爆、易污染及有毒物品。
6、及时检查发现档案管理中存在的问题，及时报告上级领导，及时加以解决。
档案借阅制度
1、本单位档案一般仅对本单位干部职工提供利用。本单位干部职工查阅、借阅一般档案登记后直接查阅、借阅，查阅重要档案须经有关领导批准，重要档案一般不外借。外单位人员查、借阅档案须持介绍信，并履行登记审批手续。
2、凡查、借阅档案要保持其完整与安全，不得拆散案卷或撕毁其中图文张页。不得在文件上勾划涂抹，不得污损案卷。
3、查阅档案要在阅文室查阅。查阅档案时不得吸烟或吃水果，不得将水杯放在档案附近。
4、借阅档案需确定借阅时间，按期归还，借阅时间一般不超过一周。
5、查、借阅档案要说明查、借阅档案事由，登记档案借阅登记簿和利用登记簿，并在事后反馈利用效果。
6、需要复印档案文件的需经主管领导批准。
7、利用档案文件内容撰写稿件在刊物等媒体公开发表的，利用内容需经过档案室人员确认属实并同意发表。未经主管领导和档案部门同意，任何人不得公布档案材料内容。
档案保密制度
1、档案保管人员和查、借阅档案人员都必须认真遵守《保密法》和档案保密制度，未经主管领导和档案部门同意，任何人不得公布档案材料内容。
2、国家确定密级的文件和本单位领导班子会议记录、本宫文件中的涉密文件、程序、技术措施、本单位财务报表等本单位密级文件一般不外借，特殊情况下需要借阅的经领导批准后在指定地点、指定页次查阅，不得复印、照相、抄录等。任何人不得将密级文件带出本机关。
3、档案员做到不该说的机密不说，不该知道的机密不问，不该看的机密文件不看。
4、不在私人通信、电话、私人接触和公共场所谈论机密事项，不用公共电话、明码电报、普通信件办理机密事项。
5、严禁翻印中央、省、市党和政府文件、会议材料和领导讲话，确因工作需要翻印，需经上级发文单位批准。
6、提高警惕，严防泄密。对失密、泄密、窃密事件，要彻底追查，严肃处理。
鉴定与销毁制度
一、鉴定档案材料的价值，要全面历史发展地认识档案材料的现实作用、历史意义和对今后事业发展的作用。
二、档案材料的鉴定要保持反映本单位主要职能和基本历史面貌以及今后人们的社会实践需要各方面的联系，确保管理期限。
三、超过保管期限的档案材料，要逐件逐年的审定，检查后按照规定销毁。
四、对要销毁的档案材料，登记造册报请主管领导批准后，方可以销毁。
五、销毁档案材料，要有专人负责，不准出卖和散失，按规定登记后送指定地点销毁，当事人要写出档案销毁处理报告，由两人（或以上）签字，并附在销毁档案材料登记簿上。
登记与统计制度
一、凡进入或者移出档案室的档案都必须进行登记，做到帐物相符。档案的接收、移出都要有移交清册，将移交清册和实物核对无误后进行案卷登记。
二、档案员要准确系统地掌握档案室全部档案情况，定期向主管领导和市档案局报告档案情况，填报档案管理年报表。
三、档案室的室编案卷号尾号应该与该种档案的数量一致，以便于统计档案数。
四、必须建立机关档案总登记簿和分类登记簿，逐年登记统计。
五、主管档案工作的领导必须定期检查档案的登记与统计情况，监督档案室做到帐物相符。
鲅鱼圈区统计局
2020年9月29日